Como priorizar tarefas dentro da empresa?

Mateus Canaver
26 de mai. de 2020
2 min de leitura

Um grande problema para a maioria dos empresários hoje é o tempo! Exatamente. Neste post veremos um pouco sobre como priorizar as tarefas que precisam ser executadas com um método simples.

Nos dias atuais é muito comum ouvir que "o tempo é o bem mais valioso que temos" ou "quanto vale o seu tempo". Quem nunca ouviu uma dessas frases?

Na correria do dia a dia de um empresário isso não é diferente, pelo contrário, é ainda mais intenso.

Há vários departamentos importantes dentro de uma empresa, como financeiro, comercial, marketing, compras, atendimento ao cliente, vendas, dentre outros. Os donos de pequenas empresas geralmente se encarregam de vários desses departamentos por não terem colaboradores suficientes para essas funções.

Mas isso leva há um grande problema. TEMPO!

Com tantas coisas para fazer, como organizar seu tempo para conseguir executar todas elas, e ainda priorizar as que são mais urgentes.

Matriz de Prioridades

Conhecida também como Matriz de Eisenhower ou Quadrante de Prioridades, a matriz é muito utilizada no meio profissional, pois permite uma visualização prática das tarefas e é bem simples de entender.

Ela é dividida em 4 partes:

- Importante e Urgente

Devem ser executadas imediatamente

- Importante e Não Urgente

Planeje! Defina um certo prazo para que a tarefa possa ser executada com mais tranquilidade.

- Não Importante e Urgente

Delegue! Muitos empresários tem receio em delegar tarefas por falta de confiança, mas esse é um passo muito importante para que a empresa possa crescer. Contrate pessoas qualificadas ou treine pessoas para assumir tarefas e conseguir executá-las corretamente.

- Não Importante e Não Urgente

Deixe para fazer quando houver tempo, afinal não é uma tarefa que tenha muita importância para o resultado de seu negócio. Assim você consegue focar nas tarefas mais importantes.

Importante x Urgente

Importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas. Um projeto a ser desenvolvido, uma mudança nos processos ou criação de um site.

Urgentes são as tarefas que tem um prazo, como uma reunião, uma inscrição, um pagamento. Tarefas que devem ser executadas até uma certa data.

Manter sempre atualizado

É importante que esse controle esteja sempre se atualizando. Conforme uma tarefa é concluída, abre espaço para a próxima e assim por diante.

Dessa forma você sempre terá uma visão das prioridades naquele momento!

Ferramentas

Existem algumas ferramentas gratuitas que podem auxiliar nesse controle. O Trello, por exemplo, é uma opção bacana e por ser online pode ser utilizado no computador ou celular, para que você sempre possa consultar aonde estiver.

Ele utiliza o método Kanban para o controle de tarefas e pode ser utilizado nesse caso como e exemplo a seguir.