Seu contador tem seu certificado digital? Veja como se proteger de fraude

O que aconteceu

Uma operação da Polícia Civil de Pernambuco investiga um contador suspeito de fraudar empresas clientes durante cerca de dois anos. Segundo as autoridades, ele usava o certificado digital das empresas para acessar os sistemas da Receita Federal e da Receita Estadual, simulava a quitação de tributos e entregava aos donos dos negócios comprovantes que teriam sido falsificados. O dinheiro que deveria ir para o pagamento de impostos, segundo a investigação, era desviado para outras atividades.

Uma das empresas atingidas, do setor de transportes, teria sofrido prejuízo superior a R$ 2 milhões. A apuração é mais ampla e envolve outras empresas e processos administrativos tributários, com suspeita de sonegação fiscal em valores muito superiores a esse.

O detalhe que interessa a qualquer empresário, independentemente do setor, é o mecanismo: o acesso ao certificado digital e aos sistemas fiscais da empresa permitiu que a fraude passasse despercebida por meses. Não foi uma falha do sistema da Receita, foi o uso indevido de um acesso que o próprio empresário concedeu.

Por que isso pode acontecer com qualquer empresa

O certificado digital é, na prática, a identidade da empresa no mundo fiscal. Com ele é possível emitir notas, consultar débitos, acessar caixas postais eletrônicas do Fisco, retificar declarações e, em esquemas como esse, simular movimentações que nunca existiram.

Muitos empresários entregam o certificado ao escritório de contabilidade e nunca mais acompanham o que é feito com ele. Isso é comum e, na grande maioria dos casos, não é problema, a confiança é a base da relação entre empresa e contador. Mas confiança não substitui checagem. O caso de Pernambuco mostra o que pode acontecer quando não existe nenhuma camada de verificação independente.

Sinais de que algo pode estar errado

Alguns pontos merecem atenção redobrada do empresário, não porque sejam prova de fraude, mas porque são exatamente os pontos que aparecem em casos como esse:

• Comprovantes de pagamento que você nunca confere no site oficial: recebeu o PDF do contador e arquivou sem nunca ter entrado no portal da Receita ou da Secretaria da Fazenda para confirmar.
• Nenhum acesso próprio aos sistemas fiscais: só o contador tem login e senha, e o empresário nunca visualiza pendências, débitos ou extratos por conta própria.
• Extrato de débitos que você nunca pediu para ver: a maioria dos estados e a Receita Federal permitem consultar a situação fiscal da empresa. Se você nunca fez essa consulta, não sabe se o que foi informado bate com a realidade.
• Notificações e comunicados fiscais que passam só pelo contador: caixas postais eletrônicas de órgãos fiscais concentram avisos importantes. Se só uma pessoa tem acesso e nunca compartilha o conteúdo, não há como o empresário saber se está tudo em ordem.
• Certificado digital sem controle de uso: não saber quantas vias existem, quem tem cópia, ou se o certificado está sendo usado só para as finalidades da sua empresa.

Nenhum desses pontos, isoladamente, indica fraude. Mas juntos formam um padrão de dependência total sem qualquer verificação, o cenário ideal para que um esquema como o investigado em Pernambuco passe despercebido por anos.

O que fazer na prática

Algumas rotinas simples reduzem bastante esse tipo de risco, sem gerar desconfiança desnecessária na relação com o contador:

1. Peça acesso próprio aos portais fiscais. Você não precisa operar o sistema no dia a dia, mas ter login e senha para consultar a situação da empresa quando quiser é básico.
2. Confira diretamente no site do órgão os comprovantes de pagamento mais relevantes, principalmente os de maior valor. A maioria dos guias de recolhimento pode ser validada online.
3. Saiba onde está o seu certificado digital e quem tem cópia dele. Se ele fica só no escritório de contabilidade, pergunte como é armazenado e quem tem acesso físico ou digital.
4. Peça relatórios periódicos de pendências fiscais, não só de pagamentos feitos. Um relatório de situação fiscal, emitido diretamente do sistema oficial, é uma forma simples de conferência.
5. Desconfie de qualquer explicação vaga para atraso ou inconsistência. Prazo perdido, guia com valor estranho ou comunicado que você nunca recebeu merecem pergunta direta e resposta documentada.

O ponto central

O caso de Pernambuco não é sobre desconfiar de contadores em geral, a imensa maioria trabalha de forma correta e é peça essencial para a saúde financeira do negócio. O ponto é que delegar totalmente o acesso fiscal da empresa, sem nenhuma camada própria de verificação, cria uma vulnerabilidade que existe independentemente da boa-fé de quem está do outro lado.

Se você não tem certeza de quais acessos sua empresa mantém, quem guarda o certificado digital ou como confirmar se os tributos declarados foram efetivamente pagos, esse é um bom momento para conversar com seu contador sobre isso, não como acusação, mas como rotina de controle que protege os dois lados da relação.