Pedido de opção pelo Simples Nacional indeferido: o que fazer antes de 30 de outubro

Seu CNPJ pode estar fora do Simples sem você saber

Se a sua empresa pediu para entrar ou permanecer no Simples Nacional neste ano, vale conferir agora se esse pedido foi aceito. Um número alto de empresas — a Receita Federal já fala em centenas de milhares — teve o pedido de opção indeferido, e o prazo para contestar ou regularizar a situação termina em 30 de outubro.

O problema é que esse tipo de indeferimento costuma passar despercebido. A empresa continua emitindo nota, vendendo, pagando guia — mas pode estar recolhendo imposto fora do regime que esperava, ou pior: pode descobrir isso só meses depois, quando já gerou diferença de tributação acumulada, difícil de corrigir.

Se você é dono de clínica, salão, consultório, empresa de T.I. ou presta serviço em geral, este post é um checklist prático para você verificar se está na lista e o que fazer até o prazo acabar.

Por que um pedido de Simples Nacional é indeferido

O enquadramento no Simples não é automático só porque você pediu. A Receita Federal (e também Estados e Municípios, quando há pendência de ICMS ou ISS) cruza o CNPJ com uma série de informações antes de aprovar. Os motivos mais comuns de indeferimento são:

• Débitos em aberto com a Receita Federal, INSS, Estado ou Município, mesmo que de valor baixo ou já parcelados de forma irregular.
• Pendências cadastrais, como dados desatualizados no CNPJ ou inconsistência entre o que foi declarado e o que consta nos sistemas públicos.
• Atividade (CNAE) não permitida no Simples Nacional, ou permitida só com restrições que não foram observadas.
• Sócio com participação em outra empresa que, somada, ultrapassa os limites de faturamento ou de quantidade de empresas permitidas para o regime.
• Enquadramento incorreto em relação ao tipo societário ou à atividade exercida de fato.

Na prática, boa parte desses casos são coisas simples de resolver — uma certidão, um parcelamento, uma correção cadastral — mas que precisam ser tratadas dentro do prazo, senão o indeferimento vira definitivo para aquele período.

O que o indeferimento muda no seu caixa

Enquanto o pedido estiver indeferido, a empresa é tributada pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, dependendo do enquadramento, em vez do Simples Nacional. Isso costuma significar:

• Guias de imposto separadas (PIS, Cofins, IRPJ, CSLL, ISS, ICMS) em vez de uma guia única.
• Alíquotas e forma de cálculo diferentes das que você projetou no seu preço de venda.
• Mais obrigações acessórias para o seu contador apurar e entregar.
• Risco real de descasamento entre o que você cobrou do cliente (achando que estava no Simples) e o que efetivamente deveria ter sido recolhido.

Esse descompasso é o que mais pega empresário desprevenido: o preço foi formado com uma carga tributária em mente, mas a empresa está sendo tributada por outra regra. A diferença não aparece na hora — aparece no fechamento do mês ou, pior, numa notificação da Receita.

Checklist: como saber se você foi afetado

1. Acesse o Portal do Simples Nacional (ou peça ao seu contador para acessar) e verifique o status da sua opção para o ano-calendário vigente.
2. Procure por comunicados de indeferimento no Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) ou no e-CAC — muitas empresas são notificadas só por lá, sem aviso por e-mail ou carta.
3. Confira se há débitos em aberto em nome do CNPJ e dos sócios, inclusive em outras empresas que eles participem.
4. Revise o CNAE cadastrado e confirme se a atividade exercida de fato está dentro do que é permitido no Simples.
5. Verifique a situação cadastral da empresa e dos sócios junto à Receita Federal.

Se qualquer um desses pontos estiver com pendência, é sinal de que o indeferimento pode ter atingido você.

O que fazer até 30 de outubro

Se a empresa foi notificada do indeferimento, existem basicamente dois caminhos, e eles não são excludentes:

• Regularizar a pendência que causou o indeferimento — quitar ou parcelar débito, corrigir cadastro, ajustar CNAE — dentro do prazo estabelecido.
• Apresentar impugnação (contestação formal), caso a empresa entenda que o indeferimento foi equivocado ou que a pendência já foi resolvida antes da data de corte considerada pela Receita.

O procedimento correto depende do motivo específico do indeferimento e do órgão que gerou a pendência (Federal, Estadual ou Municipal), por isso não dá para generalizar o passo a passo aqui. O caminho mais seguro é levar o comunicado de indeferimento ao seu contador assim que possível, para que ele identifique a causa exata e monte a estratégia de regularização ou contestação antes do prazo fechar.

Se perder o prazo

Depois de 30 de outubro, a tendência é que o indeferimento se torne definitivo para o período em análise, obrigando a empresa a permanecer fora do Simples Nacional até a próxima janela de opção — normalmente o início do ano seguinte. Isso significa meses recolhendo imposto por um regime mais custoso de administrar e, em muitos casos, mais caro.

O que fazer agora

Não espere a guia de imposto estranha ou uma notificação de cobrança para descobrir que o CNPJ está fora do Simples. Separe meia hora, confira o status da opção no Portal do Simples Nacional e leve qualquer indeferimento ao seu contador ainda esta semana. Com o prazo de 30 de outubro batendo na porta, quem resolve antes evita meses de tributação mais pesada e dor de cabeça de retificação depois.